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POLITICA DE SAGRILAFT SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTION DEL RIESGO INTEGRAL DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACION DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACION DE ARMAS DE DESTRUCCION MASIVA (LA/FT/FPADM)
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TOYOTA FINANCIAL SERVICES COLOMBIA S.A.S (en adelante TFSCO) tiene como política para la gestión del riesgo de LA/FT/FPADM una serie de medidas y procedimientos que buscan prevenir que sea utilizada, directa o indirectamente, para la realización o financiación de dichas actividades ilícitas. El programa SAGRILAFT es de estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de la compañía.
Esta Política se desarrolla a través del Manual SAGRILAFT y será actualizada teniendo en cuenta los cambios en la normatividad aplicable a la compañía y las modificaciones que se lleguen a dar sobre sus procesos y que sean aprobadas por la Junta Directiva.
Se establece que TFSCO debe, como mínimo: (I) identificar y validar la identidad de sus accionistas, clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y demáscontrapartes, (II) conocer al beneficiario final, (III) entender los negocios,contratos y operaciones de sus contrapartes, y (IV) efectuar un monitoreo transaccional, con el fin detectar operaciones o actividades que se salgan del comportamiento normal para gestionar su riesgo.
Todos los empleados son directamente responsables de velar por la ejecución, adecuado cumplimiento y tratamiento de todas las normas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, en el marco de sus responsabilidades.
TFSCO tiene procedimientos para conocer a sus accionistas, clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y demás contrapartes, mediante la obtención, registro y verificación de su información. Así mismo, tiene mecanismos para la actualización periódica de tales datos.
La “Debida Diligencia” es el elemento fundamental para el desarrollo de la presente política. TFSCO cuenta con procedimientos de Debida Diligencia para sus accionistas, clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y demáscontrapartes, con el fin de proteger los intereses, negocios, contratos y operaciones de la compañía.
TFSCO cuenta con un procedimiento de Debida Diligencia más exhaustivo para las relaciones, directas o indirectas, con Personas Expuestas Políticamente (PEP) enunciadas en el Decreto 830 de 2021 o los que apliquen en caso de alguna modificación. Así mismo, TFSCO realiza un proceso de Debida Diligencia Intensificada para aquellos clientes, proveedores, colaboradores, productos, canales, jurisdicciones y demás contrapartes que considere de Alto Riesgo, así como los considerados APNFD (Actividades y Profesiones No Financieras Designadas), acorde con las normas locales y los estándares internacionales.
TFSCO no podrá realizar actividades u operaciones relacionadas con activos virtuales, servicios de activos virtuales con el fin de perfeccionar el pago de relaciones comerciales con sus contrapartes, inversiones o decisiones de portafolio y/o aportes en especie o cualquier otro uso para la empresa de conformidad con la legislación vigente.
TFSCO no realizara operaciones en las que se requiera realizar pagos en efectivo como parte de las actividades económicas relacionadas con el giro ordinario de su negocio, a excepción de la realización de compras o anticipos que se realizan por caja menor de acuerdo a la política establecida para ello.
Los pagos deben realizarse a través de Entidades Financieras en las que la compañía tiene sus cuentas bancarias habilitadas. Sin embargo, en determinado caso de presentarse la necesidad de recibir dinero en efectivo, se realizará la debida diligencia para conocer el origen de fondos y establecer el nivel de riesgo que se estaría enfrentado, todo esto en cumplimento con la normatividad vigente.
TFSCO reporta, conforme a lo establecido por la Superintendencia de Sociedades ante la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) todas las operaciones que determine como sospechosas, sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridadescompetentes otras situaciones que conozca dentro del desarrollo normal del negocio. Además, se reporta en forma inmediata a la UIAF y autoridades competentes cualquier vínculo que se identifique con aquellas contrapartes que aparezcan en las listas vinculantes para Colombia.
TFSCO conserva todos los documentos relacionados con el funcionamiento del SAGRILAFT por un término no menor de diez (10) años, acorde con las normas legales en la materia.
Finalmente, TFSCO cuenta un gobierno corporativo, a través de la Junta Directiva con el apoyo del representante legal, comprometido con la prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM, con la designación de un oficial de cumplimiento, quien vela por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAGRILAFT.
POLÍTICA PROGRAMA DE TRANSPARENCIA DE ÉTICA EMPRESARIAL
TFSCO en función de su cultura organizacional y valores corporativos relaciona los lineamientos generales y directrices de obligatorio cumplimiento, para el funcionamiento adecuado del PTEE (Programa de Transparencia y Ética Empresarial) y con esto la prevención de los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST), con el fin de orientar la acción de los empleados, accionistas y demás grupos de interés. Estas políticas serán actualizadas teniendo en cuenta los cambios en la normatividad aplicable a la Empresa y las modificaciones que se lleguen a dar sobre sus procesos y que sean aprobadas por la Junta Directiva.
POLÍTICAS GENERALES
1.La compañía trabaja y promueve una cultura institucional contra la Corrupción y el Soborno Transnacional, recalcando constantemente los valores y la ética corporativa.
2.Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante la compañía, se ajustaran a las políticas y procedimientos definidos en el Manual de Cumplimiento de PTEE.
3.Los colaboradores no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidades, viajes, patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucre a la compañía.
4.TFSCO controla posibles riesgos de C/ST en cuanto al conocimiento de las contrapartes previamente a su vinculación y permanencia, rechazando el vínculo con cualquier contraparte que no cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad y en los procedimientos y políticas.
5.La compañía hace manifiesta su posición de cero tolerancias frente a la Corrupción y el Soborno Transnacional, de cualquier forma, o tipología de la que se trate, y promulga su decisión de tomar todas las medidas necesarias para combatirlos. Por lo tanto, no promueve, no acepta, o encubre actos enmarcados dentro de los conceptos de C/ST en ninguna de sus relaciones comerciales.
6.La compañía no mantendrá vínculos con contratistas que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con Corrupción o Soborno Transnacional.
7.La compañía prohíbe el soborno a funcionarios públicos o privados, nacionales o extranjeros, ya sea a través de terceros o por intermediarios, a cambio de un beneficio prohibido o una ventaja inadecuada.
8.La compañía prioriza las actividades de prevención de Corrupción y Soborno Transnacional, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionadas con los mismos flagelos. Por lo cual, define señales de alerta en las operaciones que puedan generar riesgo de C/ST.
9.La compañía cuenta con la estructura organizacional, y asegura los recursos económicos, humanos, tecnológicos para la prevención y control en materia de riesgos de C/ST en las operaciones, negocios o transacciones internacionales que realiza, certificando una adecuada administración del PTEE.
10.En caso de incumplimiento al PTEE y dependiendo de su gravedad, la compañía aplicara las sanciones disciplinarias a que haya lugar de acuerdo con el lineamiento del Reglamento Interno de Trabajo.
11.Identificaremos y gestionaremos los riesgos relacionados con Soborno Transnacional, Nacional y/o Corrupción.
12.Como parte de los controles se mantendrán límites a la entrega y recepción de regalos, así como una administración de conflictos de intereses, donaciones, entre otros. En caso de aceptar regalos, solo será posible si son artículos con un valor limitado, como lo especificamos dentro del Código de Conducta y ética en los negocios. Se deberá seguir el protocolo indicado en caso de devolución o rechazo de estos.
13.Cualquier contribución política que realice la compañía deberá tener propósitos claros y ser otorgados en el marco legal y bajo los procedimientos oficialmente establecidos con el fin de garantizar en todo momento la transparencia.
14.La compañía establece esquemas de comisiones asociados específicamente a la labor o gestión contratada, la cual en ningún caso debe incluir pago de cualquier índole y valor pecuniario relacionado con Corrupción y/o Soborno Transnacional.
15.TFSCO mantendrá un plan de capacitación para el personal de la compañía, especialmente de las áreas críticas, y para los grupos de interés sobre los lineamientos en el desarrollo de las actividades de los proyectos, cierre de negocios y celebración de contratos (contribuciones, donaciones, patrocinios…), actuaciones que pueden ser consideradas actos de corrupción sin el debido tratamiento.
16.La compañía cuenta con Políticas, Procedimientos y normas internas que regulan los contratos, operaciones locales o internacionales, las cuales son de Obligatorio cumplimiento. Para ello se hará la inclusión de cláusulas anticorrupción y antisoborno en los contratos con proveedores, contratistas, y demás contrapartes relevantes y de ser el caso se desarrollarán auditorías o actividades de monitoreo sobre la administración de este riesgo.
17.En el evento que algún colaborador identifique, algún riesgo de C/ST o situación de alarma emergente o no identificado previamente, deberá reportarlo a la Línea Ética o al Oficial de Cumplimiento. La compañía no tomara represalias con los denunciantes que reporten infracciones a esta política.
18.Ningún colaborador sufrirá algún tipo de rechazo o cualquier otra consecuencia negativa por prevenir, rechazar o denunciar un acto de Corrupción y Soborno Transnacional.
19.La compañía gestiona de forma oportuna las denuncias de actos de C/ST, independientemente de su cuantía o personal involucrado, garantizando la confidencialidad, autonomía, objetividad, respeto y transparencia.
20.La compañía cuenta con procedimientos definidos para el adecuado manejo y custodia de la documentación, los cuales garantizan la integridad, actualización, oportunidad, confiabilidad, trazabilidad, reserva y disponibilidad de la información.
21.La compañía evalúa los presuntos indicios de Corrupción y Soborno Transnacional, bajo los principios de confidencialidad, Integridad, transparencia y objetividad.
22.Los miembros de Junta Directiva, administradores, Oficial de Cumplimiento deben cumplir con las funciones definidas en materia de PTEE.
23.Actualizar el PTEE por lo menos una vez cada dos años, cuando se presenten cambios que alteren significativamente el grado de los riesgos C/ST o cuando por nueva normatividad sea necesario.
24.La compañía podrá reportar a las autoridades competentes los actos de soborno transnacional o cualquier otra forma de corrupción identificados en las investigaciones o labores previas de verificación.
25.La compañía cuenta con medios de reporte confidencial y anonimato, para que sus contrapartes informen sobre conductas deshonestas por parte de Colaboradores o terceros vinculados a TFSCO, que incumplan con el Código de conducta y Ética en los negocios o el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, como lo son: cumplimiento@toyotacredito.com.co